Als ich meine erste Wohnung vermietet habe, lief noch alles per Zettelwirtschaft. Mietvertrag als PDF, Nebenkostenabrechnung mit Taschenrechner, Belege in einem dicken Ordner. Das ging – solange es nur eine Wohnung war. Aber als die zweite Immobilie dazukam, wurde klar: Ich brauche Struktur. Und zwar digital.
Inzwischen habe ich mir ein ganz solides Set aus Tools und Arbeitsweisen aufgebaut, mit denen ich meine Vermietung effizient, rechtssicher und weitgehend papierlos organisiere. In diesem Beitrag zeige ich dir, was ich wirklich nutze – und was sich in der Praxis bewährt hat.
Vertragsverwaltung: Papierfrei, aber rechtssicher
Ich nutze für Mietverträge, Übergabeprotokolle und Co. das Tool Vermietet.de. Dort kannst du nicht nur Verträge hinterlegen, sondern bekommst auch rechtlich geprüfte Vorlagen.
Wichtig war mir:
- Schneller Zugriff auf Mietverträge und Anlagen
- Digitale Signatur oder zumindest PDF-fähig
- Übersicht über Mietlaufzeiten, Mieterhistorie und Kautionsverläufe
Vermietet.de funktioniert cloudbasiert, ist übersichtlich und für kleine Bestände teilweise kostenlos. Für mich war das der Einstieg in die digitale Mietverwaltung.
Finanzverwaltung: Einmal einrichten, dann läuft’s
Zur Kontrolle von Mieteingängen, Nebenkosten und Rücklagen arbeite ich mit einer Kombination aus Excel und der App Outbank. Warum zwei Systeme?
- Outbank zeigt mir live alle Kontobewegungen auf meinen Immobilienkonten. Ich kann Mieteinnahmen markieren, Rücklagen automatisieren und habe alles an einem Ort.
- Excel nutze ich zur strukturierten Jahresübersicht. Einnahmen, Ausgaben, Werbungskosten, Rücklagenstand – alles in einem Sheet.
Das klingt doppelt, ist aber super effizient. Einmal im Monat exportiere ich meine Outbank-Daten und übertrage sie in meine Jahresübersicht.
Nebenkostenabrechnung: Ja, auch das geht selbst
Früher habe ich stundenlang mit Word-Vorlagen und Taschenrechner gearbeitet. Heute nutze ich für die Nebenkostenabrechnung die Webanwendung WISO Hausverwalter.
Vorteile:
- Alle umlagefähigen Kosten können nach Verteilerschlüssel zugeordnet werden
- Integration von Hausgeld-Abrechnungen aus WEG-Verwaltung möglich
- Ausgabe der Abrechnung als druckfertiges PDF
Für private Vermieter mit 1 bis 3 Einheiten ist das vollkommen ausreichend. Ich habe damit 2024 drei Abrechnungen in einer Stunde erledigt. Früher hat mich das zwei Abende gekostet.
Dokumentation: Übergabeprotokolle, Mängel, Kommunikation
Ich habe mir angewöhnt, alles rund um die Wohnung fotografisch und schriftlich zu dokumentieren. Dafür nutze ich die App Evernote, in der ich für jede Wohnung ein eigenes Notizbuch habe.
Darin enthalten:
- Übergabeprotokolle mit Fotoanhang
- Schriftwechsel mit Mietern
- Notizen zu Reparaturen, Handwerkerkontakten etc.
Alles ist durchsuchbar, synchronisiert sich zwischen Laptop und Handy und ist im Zweifel schnell griffbereit – auch beim Gespräch mit dem Mieter.
Kommunikation mit Mietern: Klar, professionell, nachweisbar
Früher lief viel über WhatsApp. Heute trenne ich strikt:
- Organisatorisches wie Termine oder Ankündigungen per E-Mail
- Dringende Dinge (z. B. Heizungsausfall) auch mal per SMS oder Telefon
Alle Vereinbarungen werden per Mail zusammengefasst. Mein Ziel ist immer: Nachvollziehbarkeit. Falls es mal zu Missverständnissen kommt, habe ich einen klaren Verlauf. Und das hat mir schon mehrfach den Rücken gestärkt.
Weniger ist mehr – aber ohne Tools geht’s nicht
Du brauchst kein Vermietungs-ERP, wenn du 1 oder 2 Wohnungen vermietest. Aber du brauchst eine klare Struktur. Für mich sind das:
- Vermietet.de für Verträge und Stammdaten
- Outbank für Tagesfinanzen
- Excel für Steuer und Jahresüberblick
- WISO Hausverwalter für Nebenkosten
- Evernote für Dokumentation
Das alles läuft inzwischen reibungslos – und spart mir im Alltag jede Menge Zeit, Nerven und Rückfragen vom Steuerberater.
Wenn du gerade erst mit der Vermietung startest, fang klein an. Aber bau dir direkt eine Struktur auf. Denn spätestens mit der zweiten Wohnung wird’s sonst unübersichtlich.
Im nächsten Beitrag erzähle ich dir vielleicht, wie ich Mieterwechsel und Besichtigung stressfrei organisiere – mit klaren Abläufen und ohne Bauchschmerzen.