Früher war’s bei mir oft ein Durcheinander: 15 Bewerber auf einmal, kein Parkplatz, Stress, Lärm – und am Ende trotzdem kein gutes Gefühl bei der Auswahl. Heute läuft das deutlich anders. Ich habe ein System entwickelt, das mir weniger Aufwand, bessere Gespräche und zuverlässige Mietinteressenten bringt.
Und genau dieses System teile ich heute mit dir.
1. Das Inserat – so filtere ich schon im Vorfeld
Ich schreibe meine Wohnungsanzeigen mittlerweile sehr klar und ehrlich. Ich gebe Folgendes immer an:
- Gesuchte Mietergruppe (z. B. Einzelperson, Nichtraucher, keine Haustiere)
- Gesamtmiete (warm!), damit es keine Überraschungen gibt
- Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten extra
- Kaution
- Und: Ich schreibe dazu, dass vollständige Unterlagen mitgebracht werden sollen (Schufa, Gehaltsnachweis, Ausweiskopie, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung)
Das klingt streng – aber es filtert. Ich bekomme dadurch weniger, aber qualitativ bessere Anfragen.
2. Besichtigungstermine bündeln – keine Einzelshows mehr
Früher habe ich einzelne Termine vergeben. Heute mache ich das gebündelt:
- Max. 3–4 Interessenten pro Zeitfenster (jeweils 20 Minuten versetzt)
- Nie mehr als 1 Stunde insgesamt
- Immer nur an einem festen Tag (z. B. Samstagvormittag)
Ich schreibe den Interessenten eine kurze Mail:
„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich biete Besichtigungen am Samstag, den 20. Juli, zwischen 10:00 und 11:00 Uhr an. Bitte bringen Sie alle Unterlagen direkt mit. Ich freue mich auf Sie!“
Wer dann nicht kann – Pech gehabt. Ich richte mich nicht mehr nach jedem. Mein Aufwand ist damit auf ein Minimum reduziert.
3. Vor-Ort-Ablauf – freundlich, aber fokussiert
Wenn die Interessenten zur Besichtigung kommen, achte ich auf folgende Punkte:
- Wohnung gut gelüftet, sauber, neutral riechend
- Unterlagenbox am Eingang (Papier oder digital per QR-Code)
- Ich führe kurz durch die Wohnung, beantworte Fragen – aber bleibe sachlich
- Am Schluss: „Danke für Ihr Kommen – ich melde mich bis spätestens Montag.“
Ich mache keine Zusagen vor Ort. Ich nehme mir danach 1–2 Stunden Zeit, alle Interessenten in Ruhe zu bewerten.
4. Wie ich meine Entscheidung treffe – kein Bauchgefühl allein
Ich erstelle mir eine kleine Liste mit Punkten:
- Einkommensnachweis: Passt das zur Miete?
- Schufa: Unauffällig?
- Eindruck beim Gespräch: Verbindlich, freundlich, ehrlich?
- Wohndauer: Planen sie langfristig?
- Vorvermieterbescheinigung: Gibt’s Probleme?
Ich vergebe intern Punkte und nehme dann die 2–3 besten Kandidaten in die engere Wahl. Oft rufe ich noch mal kurz an oder stelle eine Rückfrage.
5. Mietvertrag und Zusage – transparent und verbindlich
Dem ausgewählten Mieter schicke ich innerhalb von 48 Stunden eine Zusage mit Entwurf des Mietvertrags. Ich vereinbare direkt einen Vertragsunterzeichnungstermin – kein Rumgeeier.
Allen anderen sage ich kurz und freundlich ab. Ich halte nichts von Ghosting.
Klare Abläufe – entspannte Besichtigungen
Früher waren Wohnungsbesichtigungen für mich purer Stress. Heute sind sie ein gut durchgeplanter Baustein in meinem Vermietungsprozess. Wichtig ist für mich:
- Filter im Inserat
- Bündelung der Termine
- Klarer Ablauf vor Ort
- Sachliche Auswertung danach
- Und: Schnelle Rückmeldung an die Interessenten
So habe ich in den letzten Jahren nur noch verlässliche Mieter gefunden – und viele Rückmeldungen bekommen wie: „So professionell war das selten.“
Im nächsten Beitrag zeige ich dir vielleicht, wie ich Mietverträge aufsetze und warum ich immer eine individuelle Klausel zu Schönheitsreparaturen einfüge.