Die Nebenkostenabrechnung ist für viele private Vermieter ein notwendiges Übel. Ich habe sie lange vor mir hergeschoben, weil ich Angst vor Rechenfehlern, Mieterbeschwerden und Fristversäumnissen hatte. Heute habe ich einen klaren Ablauf, mit dem ich jede Abrechnung strukturiert, pünktlich und nachvollziehbar hinbekomme.
In diesem Beitrag zeige ich dir, wie ich das Ganze organisiere, welche Vorlagen ich nutze, welche Posten ich wie verteile und worauf du achten solltest, damit du rechtlich und rechnerisch auf der sicheren Seite bist.
1. Fristen kennen und einhalten
Die wichtigste Regel zuerst: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Das bedeutet: Für das Kalenderjahr 2024 hast du Zeit bis zum 31. Dezember 2025.
Kommt die Abrechnung später, darf der Mieter Nachzahlungen verweigern – auch wenn sie berechtigt wären.
Ich arbeite immer mit Kalenderjahren als Abrechnungszeitraum und beginne direkt im Januar mit der Vorbereitung. So gerate ich nicht unter Druck und kann in Ruhe Belege zusammentragen.
2. Welche Kosten darf ich umlegen?
Ich orientiere mich an der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Umlagefähig sind unter anderem:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Abwassergebühren
- Heizkosten und Warmwasser
- Müllabfuhr
- Hausstrom (z. B. Treppenhauslicht)
- Gartenpflege, Hausreinigung, Winterdienst
- Schornsteinfeger
- Hauswart
- Versicherungen (Gebäude, Haftpflicht)
Nicht umlagefähig sind z. B. Verwaltungskosten, Bankgebühren oder Rücklagen für Instandhaltung.
Ich prüfe jede Rechnung sorgfältig: Ist sie im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart? Wurde die Leistung im Abrechnungsjahr erbracht? Kann ich sie einem Objekt oder einer Wohnung eindeutig zuordnen?
3. Verteilerschlüssel korrekt anwenden
Die meisten Kosten verteile ich nach Wohnfläche, manche nach Verbrauch, einige nach Personenzahl (z. B. Müll, wenn kein eigener Zähler vorhanden ist).
Hier meine Faustregel:
- Heizkosten: 50 % Verbrauch, 50 % Fläche (gesetzlich vorgeschrieben bei zentraler Heizanlage)
- Wasser: Nach Verbrauch (wenn Zähler vorhanden), sonst nach Personen
- Müll: Nach Personen
- Grundsteuer, Versicherung, Hausreinigung: Nach Wohnfläche
Ich dokumentiere den Verteilerschlüssel direkt im Abrechnungsschreiben, damit der Mieter die Berechnung nachvollziehen kann.
4. Mein Arbeitsablauf – Schritt für Schritt
Januar:
- Kontoauszüge durchsuchen, alle Betriebskosten für das letzte Jahr in eine Excel-Tabelle eintragen
- Belege und Rechnungen ordnen und digitalisieren
Februar:
- Wohnfläche und Personenzahl prüfen (Mieterwechsel, Zuzug von Angehörigen etc.)
- Zählerstände (Heizung, Wasser) aus Abrechnungen der Versorger übernehmen
März:
- Nebenkostenabrechnung erstellen mit Excel-Vorlage
- Kontrollrechnung: Stimmen Gesamtkosten mit den Kontobewegungen und Belegen überein?
April:
- Abrechnung mit Anschreiben verschicken (per Post oder E-Mail, mit Lesebestätigung)
- Frist setzen für Rückfragen und Nachzahlungen
Ich halte jede Nebenkostenabrechnung so einfach wie möglich, aber vollständig. Lieber eine klare Tabelle auf zwei Seiten als zehn Seiten juristischer Text.
5. Rücklagen für Nachzahlungen einplanen
Auch bei sorgfältiger Vorauszahlung kann es zu Nachzahlungen kommen – etwa durch gestiegene Energiepreise oder unerwartete Reparaturen. Ich rechne bei jeder Abrechnung mit einer Nachzahlung von 5 bis 10 Prozent und halte die Kaution bis zur vollständigen Abrechnung zurück.
Wenn die Nachzahlung höher ausfällt, kündige ich das frühzeitig mit einem formlosen Schreiben an – mit kurzer Begründung (z. B. gestiegene Heizkosten laut Versorgerabrechnung). Bisher wurde das von meinen Mietern immer akzeptiert.
Mit Disziplin und System klappt es auch ohne Hausverwalter
Ich brauche für jede Nebenkostenabrechnung etwa drei bis vier Stunden. Das ist überschaubar – und spart mir mehrere hundert Euro im Jahr, die ein externer Verwalter kosten würde.
Wenn du neu in die private Vermietung einsteigst, empfehle ich:
- Halte alle Rechnungen und Belege über das Jahr hinweg griffbereit
- Erstelle deine erste Abrechnung mit einer Vorlage, die du jedes Jahr anpasst
- Frag bei Unsicherheiten lieber einmal deinen Steuerberater oder einen Mietverein
Die Nebenkostenabrechnung ist keine Raketenwissenschaft. Aber sie braucht Sorgfalt, Logik und ein bisschen Geduld.
Im nächsten Artikel zeige ich dir vielleicht, wie ich Zahlungsausfälle vorbeuge und was ich tue, wenn ein Mieter mal nicht pünktlich zahlt.