Als Vermieter kalkuliert man die Betriebskostenvorauszahlungen oft konservativ. Gerade bei Neuvermietung ist man geneigt, den Betrag niedrig anzusetzen, um die Warmmiete attraktiv zu halten. Doch spätestens nach der ersten Nebenkostenabrechnung zeigt sich oft: Die Vorauszahlung war zu knapp bemessen.
Ich habe mir deshalb angewöhnt, Betriebskostenvorauszahlungen frühzeitig und strukturiert anzupassen – mit einem klaren Ablauf, der sowohl rechtlich korrekt ist als auch beim Mieter verständlich ankommt.
1. Gesetzliche Grundlage: § 560 BGB
Laut § 560 Abs. 4 BGB darf der Vermieter die Vorauszahlung für Betriebskosten anpassen, wenn sich bei der jährlichen Abrechnung eine Abweichung ergibt.
Voraussetzung:
- Es wurde eine formell und materiell korrekte Abrechnung erstellt
- Die Abrechnung weist eine Nachzahlung (oder ein Guthaben) aus
- Die Erhöhung ist nachvollziehbar und verhältnismäßig
Eine Erhöhung „auf Verdacht“ oder „wegen allgemeiner Preissteigerung“ ist unzulässig, solange sie nicht durch eine konkrete Abrechnung belegt wird.
2. Mein Zeitpunkt: Nach der Nebenkostenabrechnung
Ich verschicke meine Betriebskostenabrechnung immer im Frühjahr (März oder April). Wenn darin ein erkennbares Defizit zwischen Vorauszahlung und tatsächlichen Kosten auftaucht – etwa mehr als 10 % –, erhöhe ich die monatliche Vorauszahlung ab dem übernächsten Monat.
Beispiel:
Nebenkostenabrechnung 2024 ergibt eine Nachzahlung von 240 € = 20 € monatlich.
Ich kündige zum 1. Mai 2025 an, dass die Vorauszahlung ab 1. Juli 2025 um 20 € erhöht wird.
So hat der Mieter Zeit, sich darauf einzustellen.
3. Mein Musterschreiben zur Anpassung
Ich nutze ein kurzes, sachliches Schreiben, etwa so:
Sehr geehrter Herr/Frau [Name],
auf Grundlage der Betriebskostenabrechnung für das Jahr [Jahr], die Ihnen am [Datum] zugegangen ist, ergibt sich eine Nachzahlung in Höhe von [Betrag].
Um künftig eine ausgeglichene Abrechnung zu ermöglichen, erhöhe ich die monatliche Betriebskostenvorauszahlung gemäß § 560 Abs. 4 BGB um [Betrag] auf insgesamt [neuer Betrag] ab dem [Datum].
Die Gesamtmiete (Kaltmiete plus Nebenkosten) beträgt dann monatlich [Summe].
Mit freundlichen Grüßen
Alex
Das Schreiben verschicke ich per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Post mit einfachem Einwurf. Bisher hat kein Mieter die Anpassung beanstandet – vorausgesetzt, die Abrechnung war verständlich und sauber begründet.
4. Wie hoch darf die Erhöhung ausfallen?
Eine pauschale Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist, dass die neue Vorauszahlung realistisch und auf Basis der letzten Abrechnung berechnet ist.
Ich runde immer leicht auf (z. B. statt 18,60 € auf 20 €), um kleine Schwankungen im Folgejahr auszugleichen. Eine Erhöhung um mehr als 25 % setze ich nur dann an, wenn ein deutlicher Anstieg bei Heizkosten, Wasser oder Grundsteuer vorliegt – und begründe das im Anschreiben.
5. Kommunikation mit dem Mieter: Klar, ruhig, nachvollziehbar
Die meisten Konflikte entstehen nicht durch die Höhe der Erhöhung, sondern durch mangelnde Kommunikation. Ich lege meiner Abrechnung stets eine einfache Übersichtsseite bei:
- Alte Vorauszahlung
- Tatsächliche Kosten
- Differenz
- Neue Vorauszahlung
Ich erkläre auch, ob und warum sich einzelne Posten (z. B. Müll, Heizung, Hauswart) deutlich verändert haben. Das schafft Verständnis – auch wenn niemand sich über höhere Kosten freut.
Vorauszahlungen sind kein Schätzwert, sondern ein Steuerungsinstrument
Mit einer realistischen Vorauszahlung vermeide ich:
- Hohe Nachzahlungen
- Finanzielle Engpässe beim Mieter
- Rückfragen und Ärger bei der Abrechnung
Wichtig ist: Rechne sauber, informiere frühzeitig, kommuniziere klar. Dann ist die Erhöhung kein Streitpunkt, sondern eine logische Anpassung an gestiegene Kosten.
Im nächsten Artikel zeige ich dir vielleicht, wann ich mich für eine Betriebskostenpauschale entscheide – und wann ich lieber bei der klassischen Vorauszahlung bleibe.
Bis bald. Alex